TIPS Praktis Membangun Knowledge Management

 Knowledge is nothing without action/application.

Knowledge-based economy, demikian sebuah kosa kata yang kini makin acap terdengar. Frasa itu secara eksplit juga makin meneguhkan pentingnya makna pengetahuan bagi eksistensi sebuah organisasi – entah itu organisasi bisnis ataupun organisasi publik.
Dalam konteks itulah, kini juga makin mendesak sebuah kebutuhan bagi setiap organisasi untuk membangun apa yang disebut sebagai knowledge management atau manajemen pengetahuan. Knowledge management atau sering disingkat KM sendiri sejatinya dapat diartikan sebagai sebuah tindakan sistematis untuk mengidentifikasi, mendokumentasikan, dan mendistribusikan segenap jejak pengetahuan yang relevan kepada setiap anggota organisasi tersebut, dengan tujuan meningkatkan daya saing organisasi.
Di Indonesia sendiri, konsep dan aplikasi dari knowledge management ini sudah makin berkembang dengan baik. Bahkan ada sebuah organisasi konsultan, yakni Dunamis (pemegang lisensi Stephen Covey di Indonesia) yang memberikan award tahunan bagi perusahaan di Indonesia yang dianggap terbaik dalam penerapan knowledge management. Award itu disebut MAKE (Most Admired Knowledge Enterprises), dan tiga pemenang utama untuk tahun 2008 ini adalah Excelkomindo Pratama (XL), Astra International dan Telkom Indonesia.
Lalu langkah apa saja yang mesti dilakukan untuk mengembangkan knowledge management yang tangguh? Berikut tiga tips praktis yang mungkin bisa dirajut guna menata knowledge management yang efektif.
Langkah yang pertama adalah membangun apa yang bisa disebut sebagai Portal Pengetahuan secara internal (intranet knowledge portal). Dalam portal yang bisa diakses oleh setiap anggota perusahaan inilah, disusun beragam folder dan menu pengetahuan yang relevan. Isinya bisa menyangkut artikel-artikel tentang manajemen praktis; paper mengenai dinamika industri bisnis yang digeluti; materi-materi pelatihan internal; ataupun juga berupa paper pengalaman dari karyawan perusahaan tersebut dalam mengerjakan sebuah projek tertentu.
Dulu ketika saya masih bekerja pada sebuah perusahaan konsultan asing, firma saya ini menyediakan sebuah portal pengetahuan yang sangat ekstensif. Salah satu menu favorit kami adalah “lesson learned paper” yang berisikan poin-poin penting apa – baik poin kegagalan ataupun keberhsilan — yang diperoleh ketika rekan-rekan kami mengerjakan projek konsultasi untuk para kliennya di berbagai negara di dunia. Melalui paper ini, “learning curve” kami dapat bergerak dengan cepat lantaran adanya proses saling berbagai pengetahuan dari beragam sumber di beragam tempat.
Lalu, siapa yang mestinya mengelola portal pengetahuan ini? Idealnya mesti ada satu dedicated person yang bertugas mengidentifikasi, mengkodifikasi dan menata beragam sumber pengetahuan yang relevan (sebutannya adalah “knowledge officer”). Orang ini tentu mesti dibantu oleh tim IT untuk menyiapkan infrastruktur database dan portal intranet tersebut.
Langkah praktis kedua adalah dengan mentradisikan semacam pertemuan Knowledge Sharing Session, selama sekitar 2 jam, setidaknya setiap bulan sekali. Sharing session ini bisa dilakukan secara corporate-wide, atau dilakukan per departemen/divisi. Bisa dilakukan dengan mengundang narasumber dari luar atau internal. Materinya bisa berupa pengetahuan manajemen praktis ataupun pengalaman karyawan dalam mengerjakan sebuah tugas/projek. Hasil sharing session ini kemudian juga bisa di-upload ke Portal Pengetahuan, sehingga setiap karyawan bisa mengakses materinya. Knowledge sharing session ini akan sangat bermanfaat dalam menggali dan mendistribusikan potensi pengetahuan yang ada dalam diri setiap karyawan perusahaan.
Langkah praktis ketiga adalah dengan menerbitkan semacam Online Knowledge Buletin. Buletin ini dapat diterbitkan sebulan atau dua bulan sekali, dan berisikan update pengetahuan-pengetahuan mutakhir mengenai manajemen/bisnis ataupun mengenai dinamika industri yang ditekuni oleh perusahaan tersebut (beragam artikel yang ada di blog ini juga sangat cocok menjadi materi buletin itu…..hehehehe). Buletin ini sebaiknya didistribusikan melalui multimedia email (email multimedia maksudnya email yang isinya variatif, penuh warna dan elemen visual lainnya; jadi berbeda dengan email tradisional yang garing dan biasa Anda terima itu). Melalui knowledge buletin ini, pengetahuan setiap karyawan perusahaan Anda bisa terus disegarkan dan ter-upate; jadi tidak lapuk ketinggalan zaman.
Demikianlah tiga langkah praktikal yang mungkin bisa Anda lakukan untuk mulai membangun knowledge management system di kantor/perusahaan Anda. Sebuah tindakan untuk merawat, menyemai dan memupuk benih-benih gagasan setiap insan demi tumbuhnya sebuah taman pengetahuan yang indah nan mencerahkan.
( sumber : strategimanajemen.net )

Knowledge Management dalam Islam

Setelah bekerja bertahun-tahun diperbankan baru kali ini mengenal istilah "Knowledge Management" itupun setelah bekerja sebagai consultant. Biasanya yg sering penulis dengar adalah asset management, risk management, people management, time management, content management, money management dan lain-lain. Sewaktu bertemu lagi dengan dedengkotnya Knowledge Management (Alvin Sholeh) setelah berpisah beberapa tahun dari salah satu bank asing, dan sewaktu diskusi kami pertama kalinya di Pacific Place Alvin memang menyebutkan kalimat Knowledge Management(KM), tetapi penulis menganggapnya bahwa knowledge management sama dengan PDCA (Plan-Do-Check-Action). Waktu itu memang ada kalimat terselip bahwa knowledge management adalah untuk memperbaiki proses dan inovasi sewaktu bekerja.

Beberapa bulan telah berlalu , dan setelah direnungkan beberapa hari ini apa itu knowledge management, baru disadari bahwa knowledge management itu bukan hanya PDCA saja bahkan knowledge management jauh lebih besar artinya dari PDCA yang hanya memfokuskan pada proses. Knowledge management ternyata lebih banyak melibatkan proses dari people (baik internal organisasi maupun external organisasi), proses dan tekhnologi.

Sewaktu meng-googling istilah knowledge management, sungguh terkejut bahwa ternyata 80% perusahaan dalam daftar FORTUNE 500 mempunyai KM dalam organisasinya bahkan 25% diantaranya Knowledge Management mempunyai direktur tersendiri dalam organisasi tersebut yang disebut juga CKOs (Chief Knowledge Officers), jadi beberapa organisasi memandang betapa pentingnya Knowledge Management dalam struktur organisasinya sehingga mereka memisahkan dari SDM/HR atau Tekhnologi itu sendiri. Dan sayangnya sampai saat ini ketika meng-gooling KM untuk organisasi/perusahaan yang ada di Indonesia tidak mendapatkan data tersebut. Jadi apakah knowledge Management suatu ilmu baru dalam abad ini?

Ketika direnungkan atau dihubungkan dengan penyusunan Al Qur’an dan buku-buku hadist, teryata selama ini Islam telah melakukan langkah-langkah yang telah dilakukan oleh knowledge management itu sendiri ataukah knowledge management melakukan langkah-langkah yg telah dilakukan oleh Islam?. Seperti yang kita ketahui bahwa Nabi Muhamad SAW adalah tidak dapat membaca dan menulis (buta huruf) dan kalau begitu siapakah yang menyusun Al Qur’an dan hadist?

Al Qur’an pertama kali diturunkan oleh Allah melalui perantara malaikat Jibril kepada Nabi Muhamad SAW (rasul) digua Hira, dengan meminta rasul membaca. Tetapi rasul menjawab bahwa ia tidak dapat membaca, sehingga akhirnya Jibril membacakan IQRA pertama kalinya dan rasul segera mengulang dan mengingatnya. Proses inilah pertama kalinya ayat tersebut diturunkan oleh Allah kepada rasulnya yg terakhir dan setelah itu Allah menurunkan ayat-ayat tersebut selama beberapa tahun di Mekkah dan Madinah, dan ayat-ayat inilah yang setelah dibukukan disebut kitab suci Al Qur’an sehingga menjadi "knowledge" dasar untuk umat islam.

Kemudian rasul segera menurunkan ayat-ayat yang diturunkan oleh Allah kepadanya, disebarkan kepada para sahabat-sahabat dahulu walaupun secara sembunyi-sembunyi, dan setelah pengikutnya menjadi banyak dilakukan secara terbuka, proses penyebaran tentang ayat-ayat Al Qur'an dalam knowledge management disebut juga knowledge sharing.
Dan kemudian para sahabat-sahabat rasul menuliskan ayat-ayat Al Qur’an tersebut dituliskan di pelepah daun kurma, kulit binatang, tulang belulang dan sebagainya sehingga menjadikan kitab Al Qur’an yang sekarang kita ketahui seperti sekarang. Dalam knowledge management proses ini dapat dikatakan juga sebagai knowledge capture.

Ketika Allah memilih Muhamad SAW sebagai rasul terakhir untuk memperbaiki akhlak umat manusia bisa dianalogikan dalam Knowledge Management sebagai suatu pembentukkan CoP (Community of Practise). Allah sebagai sponsor, Championnya adalah Nabi Muhamad SAW dan tentunya mempunyai goal/objective yang telah ditentukan oleh ALLAH SWT.
Abu Bakar, Umar, Usman dan Ali adalah para khalifah (core member) dan dapat juga dikatakan champion setelah Rasul wafat, core member inilah saling bekerja sama sehingga terbentuk/menjadi umat islam seperti sekarang ini. Dan dari para core member inilah juga yang meng-capture tingkah laku dan perkataan rasul diluar Al Qur’an menjadi hadist yang kita kenal sekarang ini atau dalam knowledge management disebut juga TACIT. Dan dari TACIT/knowledge capture ini juga berkembang dengan tacit-tacit yang ada pada para sahabat-sahabat rasul sehingga berkembang menjadi ilmu kedokteran, kimia, matematika, astronomi dll, dan pada saat itu umat islam sampai pada zaman keemasannya dan terakhir dizaman kekhalifahan di Turki. Proses berkembangnya islam sampai mencapai zaman keemasan berkat adanya INOVASI yang telah dilakukan para sahabat rasul dan generasi sesudahnya.

Sebenarnya Allah sebagai Sponsor adalah Maha Berkehendak, dan Maha Besar sehingga sangat mudah bagi Allah untuk menolong championnya yaitu Muhamad SAW, untuk melakukan tujuan yang telah ditetapkan olehNya. Tetapi Allah tidak melakukan hal tersebut, Allah mendidik rasul dengan cobaan-cobaan yang maha berat sehingga umat-umat sesudahnya dapat mengambil pelajaran dan manfaat apa yang telah rasul lakukan.

Penulis memohon maaf kalau analogi yang penulis lakukan untuk Knowledge Management adalah salah, dan mohon koreksinya untuk memperbaiki hal-hal diatas, dan penulis menganggap ini adalah sekedar sharing yang penulis ketahui tentang knowledge management dan juga sekalian belajar untuk "writing skill".

"Amal seseorang akan terputus sewaktu meninggal kecuali : amal jariah, doa anak yang soleh dan ilmu yang bermanfaat".